Eine Stundenzettel-Vorlage fuer Filmproduktionen braucht andere Felder als ein normales Arbeitszeitformular. Call Time, tatsaechlicher Drehbeginn, Pause, Reisezeiten, Wrap und Ueberstunden muessen separat erfasst werden. Die Vorlage unten ist kostenlos als PDF nutzbar -- aber sie loest nur den ersten Teil des Problems.
Was ein Stundenzettel in der Filmproduktion leisten muss
Wer einen generischen Stundenzettel nimmt und ihn fuer den Drehtag ausfuellt, merkt schnell: Er passt nicht. Felder wie Arbeitsbeginn und Arbeitsende sind fuer einen 9-to-5-Job gedacht. Filmproduktionen funktionieren anders.
Call Time ist nicht gleich Arbeitsbeginn. Die Call Time ist der Zeitpunkt, zu dem jemand am Set erscheinen soll -- oft fuer Aufbau, Besprechungen oder Maske. Der eigentliche Drehbeginn liegt davon abweichend. Beides muss getrennt erfasst werden.
Reisezeiten sind in vielen Faellen Arbeitszeit. Wenn eine Crew zu einer abgelegenen Location faehrt, gehoert diese Fahrzeit in der Regel zur verguetungspflichtigen Arbeitszeit. Standard-Stundenzettel haben dafuer kein Feld.
Ueberstunden entstehen nicht nach 8 Stunden, sondern nach vertraglicher Vereinbarung. In Filmproduktionen greifen oft spezifische Tarifvereinbarungen. Was als Ueberstunde gilt und was als Zuschlag berechnet wird, haengt vom Vertrag ab -- aber erfasst werden muss es separat.
Wrap ist nicht das Ende der Dreharbeiten. Abbau, Materialsicherung, kurze Nachgespraeche -- der tatsaechliche Arbeitstag endet oft spaeter als das letzte Bild im Kasten.
Kostenlose Stundenzettel-Vorlage fuer Filmproduktionen
Die Vorlage enthaelt alle filmspezifischen Felder:
Produktionsname / Projekt und Drehtag-Nummer
Name, Rolle / Department
Call Time (geplant) und Ankunft am Set (tatsaechlich)
Drehbeginn und Wrap (tatsaechlich)
Pausenzeiten -- Anfang und Ende, separat ausgewiesen
Reisezeit -- Beginn, Ende, Strecke
Ueberstunden Stufe 1 und Stufe 2
Zuschlagszeiten: Nacht, Sonntag, Feiertag
Unterschrift Crew-Mitglied + Gegenzeichnung Aufnahmeleitung
So fuellt ihr den Stundenzettel richtig aus
Damit der Stundenzettel auch im Nachhinein als Nachweis funktioniert, kommt es auf den Zeitpunkt der Erfassung an -- nicht nur auf die Felder.
Am Drehtag ausfuellen -- nicht danach
Zeiten, die am selben Tag eingetragen werden, sind verlaesslicher als Rekonstruktionen. Das gilt besonders fuer tatsaechliche Ankunftszeiten, Pausen und den Wrap.
Jede Abweichung sofort notieren
Wenn die Call Time kurzfristig verschoben wird, wenn eine Szene entfaellt oder jemand frueher geht, gehoert das sofort in den Zettel -- nicht als Erinnerungsnotiz fuer spaeter.
Unterschriften zeitnah einholen
Ein Stundenzettel ohne Gegenzeichnung ist schwaecher als einer, der von der Aufnahmeleitung bestaetigt wurde. Das sollte Teil des taeglichen Wrap-Ablaufs werden.
Reisezeiten lueckenlos erfassen
Strecke, Beginn und Ende der Reise erfassen -- und wenn moeglich einen Nachweis, zum Beispiel den Abfahrtsort. Das ist besonders relevant, wenn Reisezeiten spaeter abgerechnet werden.
Was eine Vorlage allein nicht loest
Eine gute Vorlage ist der erste Schritt. Aber in der Praxis scheitert die Arbeitszeitdokumentation selten an fehlenden Feldern -- sondern an fehlenden Prozessen drumherum.
Versionschaos. Wenn verschiedene Personen verschiedene Versionen des Stundenzettels verwenden, entstehen Inkonsistenzen. Eine zentrale Ablage loest dieses Problem.
Nachttraegliche Erfassung. Wer Zeiten erst Tage spaeter eintraegt, verliert Details. Eine Vorlage hilft nur, wenn sie am Drehtag selbst genutzt wird.
Keine Verbindung zur Planung. Stundenzettel erfassen, was war. Gute Personalplanung zeigt, was geplant war. Wenn diese beiden Ebenen nicht verbunden sind, entstehen Abweichungen, die niemand bemerkt.
Manuelle Konsolidierung. Bei einer Produktion mit 20 Personen und 15 Drehtagen entstehen schnell 300 Stundenzettel. Wer die manuell zusammenfuehrt, investiert viel Zeit fuer einen Prozess, der sich digitalisieren laesst.
Haeufige Fehler beim Umgang mit Stundenzetteln
Vorlage zu spaet einfuehren. Die Vorlage gehoert in das Onboarding-Paket fuer jedes Crew-Mitglied -- nicht erst nach dem zweiten Drehtag.
Unterschriften sammeln vergessen. Eine Unterschrift am Set dauert 30 Sekunden. Dieselbe Unterschrift nach dem Dreh einzuholen, kann Wochen dauern.
Pauschalisten nicht einbeziehen. Auch Pauschalisten haben Anspruch auf Dokumentation ihrer tatsaechlichen Mehrarbeitszeiten.
Stundenzettel nicht aufbewahren. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht betraegt mindestens zwei Jahre. Wer Stundenzettel nach der Produktion wegwirft, hat keinen Nachweis mehr.
Wie connactz den Prozess digitaler macht
Stundenzettel per PDF zu sammeln, zu gegenzeichnen und zentral abzulegen ist aufwendig. connactz bietet dafuer eine einfachere Variante: Informationen und Dokumente laufen direkt im Projektkontext zusammen. Fragen zur Zeiterfassung koennen ueber den KI Manager beantwortet werden, ohne dass jemand in alten Mails suchen muss.
Besonders hilfreich ist das, wenn mehrere Drehtage nacheinander stattfinden und die Ablage von Nachweisen Teil des taeglichen Ablaufs werden soll -- statt eines manuellen Extra-Aufwands am Ende der Produktion.
connactz fuer Filmproduktionen ansehenFazit
Eine filmspezifische Stundenzettel-Vorlage ist besser als ein generisches Formular -- aber sie ist nur der erste Schritt. Was dahinter stehen muss: ein Prozess, der sicherstellt, dass Zeiten am Drehtag erfasst, Unterschriften eingeholt und Nachweise zentral abgelegt werden.
Wer den vollstaendigen Workflow aufsetzen will, findet in Arbeitszeiten in der Filmproduktion dokumentieren und Personalkosten und Arbeitszeiten organisieren den noetigen Rahmen.
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