Firmenfeier

Firmenfeier – das muss man wissen!

Lesedauer: 5 Minuten

Sie sind die oder der Auserwählte, welche/r sich dieses Jahr um die Firmenfeier kümmern darf bzw. muss? Dann sind Sie hier genau richtig. Wir helfen Ihnen sich durch den Dschungel an Organisation und Planung eines Betriebsfests zu navigieren!

Egal ob Start-up, inhabergeführtes KMU oder Großkonzern – das Betriebsfest ist unabhängig von der Größe wichtig für das Betriebsklima. Es wird den Mitarbeitern immer in Erinnerung bleiben!

So schön das Beisammensitzen mit allen Kollegen und Chefs bei einer gemeinsamen Feier auch sein kann, so darf der hohe Organisationsaufwand im Vorhinein nicht unterschätzt werden.

Aber lassen Sie uns von vorne beginnen.

Warum eine Firmenfeier?

Viele Unternehmen entscheiden sich aufgrund der Kosten gegen ein Betriebsfest. Dabei ist eine Firmenfeier eine Win-Win-Situation. Sie bringt nicht nur für die Mitarbeiter, sondern auch aus unternehmerischer Sicht viele Vorteile.

Vorteile einer Firmenfeier für Unternehmen

Neben den Kosten fürchten viele Firmen auch den Ausfall der Arbeitskräfte, wenn eine Firmenfeier während der Arbeitszeit stattfindet, was wiederum zusätzliche Kosten verursacht. Daher meiden Unternehmer des Öfteren derartige Events. Wollen Sie Ihren Chef dennoch von der Feierlichkeit überzeugen, dann haben wir hier ein paar klare Vorteile zusammengefasst, die Sie in ihrer Argumentation anbringen können:

Wertschätzung

Ein Firmenfest bringt den Mitarbeitern Wertschätzung für deren Arbeitsleistung entgegen. Die Betriebsfeier dient dazu DANKE zu sagen. Danke, für all die Stunden bzw. Lebenszeit, die der Mitarbeiter dem Unternehmen „geschenkt“ hat. Für die Stunden, die sich der Mitarbeiter aufopfernd eingebracht hat, um den Unternehmenserfolg zu sichern. Da sich finanzielle Aufwendungen oft steuerlich nicht lohnen, bietet ein Betriebsfest die ideale Bühne um Wertschätzung zu demonstrieren.

Teamgeist

Eine gelungene Betriebsfeier fördert den Teamgeist. Sie stärkt das Wir-Gefühl innerhalb des teilnehmenden Personenkreises. Gerade in Diversen-Teams, die mit Sicherheit eine tolle Arbeit leisten, fehlt es jedoch oft an Gemeinsamkeiten. Auf Grund von unterschiedlichen Interessen und Meinungen finden die Mitarbeiter häufig keinen Zugang zueinander. Mit einer Firmenfeier entsteht ein gemeinsames Erlebnis, das das Team eint und von dem das Team noch lange zehren kann. Diese Teamstärke wirkt sich ebenfalls auf die Leistungen der einzelnen Mitarbeiter aus. Auch hier also, eine Win-Win-Situation für Mitarbeiter und Unternehmen.

Motivation

Wie bereits beschrieben wird durch die Veranstaltung einer Firmenfeier den Mitarbeitern Wertschätzung entgegengebracht, der Teamgeist wird gesteigert, die interne Kommunikation wird verbessert und das Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen wird gefördert. Das Zusammenspiel dieser Punkte wiederum fördert die Motivation der Mitarbeiter und sie werden eher bereit sein die extra Meile für das Unternehmen zu gehen. Sind die Mitarbeiter also motiviert, so sind sie auch loyal und bleiben dem Unternehmen langfristig bestehen.

Arbeitsklima verbessern

Durch den wesentlich ungezwungeneren Austausch der Kollegen und Chefs auf einer Firmenfeier, lernen sich die Beteiligten von einer anderen, neuen Seite kennen. Was nicht nur den Teamgeist, sondern auch das Arbeitsklima verbessert. Denn die Firmenfeier bietet die Chance sich auf einer neuen Ebene kennenzulernen und womöglich auch neue Potenziale beim anderen zu entdecken.

Arbeitgebermarke

Man schaue auf die Start-Up Szene. Viele dieser neu gegründeten Unternehmen locken Bewerber eher weniger durch hohe Gehälter oder finanzielle Anreize an. Aber dennoch haben sie eine hohe Erfolgsquote in ihrem Recruiting-Prozess, sodass sie ihre offenen Stellen schnell besetzt bekommen. Und das Ganze gelingt ihnen lediglich über Social Benefits. Sie unternehmen Ausflüge mit ihren Mitarbeitern, sorgen jeden Tag für frisches Obst und kostenlose Getränke und vor allem sparen sie nicht an Betriebsfesten. Eine gelungene Feier spricht sich herum und stärkt somit die Arbeitgebermarke. Firmen können nicht nur mit ihren Gehältern auftrumpfen, sondern auch damit, dass sie nach Außen zeigen, was sie für ihre Mitarbeiter tun!

Social Media

Kaum ein Mitarbeiter postet freiwillig in seinem privaten Profil seinen Arbeitsalltag. Allerdings verbreitet sich eine gelungene Firmenfeier wie ein Lauffeuer auf Social Media. Die zusätzlich gewonnene Reichweite wird vor allem die Marketingabteilung freuen, da sie nicht nur zu Werbezwecken für die eigenen Dienstleistungen bzw. Produkte genutzt werden kann, sondern hauptsächlich auch die Arbeitsgebermarke stärkt. Und das alles ohne zusätzliches Budget.

Tipp: Denken Sie sich einen Hashtag aus, der zur Firma und zum Motto passt und weisen Sie die Angestellten auf den Hashtag und die Möglichkeit zum Posten mit kleinen Tischkarten hin.

Interne Kommunikation

Oft, vor allem in größeren Unternehmen, arbeiten viele Abteilungen bereichs- und standortübergreifend an Projekten. Dabei ist es nicht selten, dass sich Kollegen trotz jahrelanger Kooperation noch nie die Möglichkeit hatten, sich persönlich zu treffen. Auch die immer modernere Remote-Arbeit begünstigt diesen Umstand zusätzlich. Daher bietet eine Firmenfeier den klaren Vorteil, dass Kollegen sämtlicher Abteilungen und Standorte zusammenkommen und sich im persönlichen Gespräch besser kennenlernen können. Diese geschaffene Verbindung fördert die weitere Zusammenarbeit, das Verständnis füreinander und somit die interne Kommunikation.

Fazit

Auch wenn nur wenige der oben genannten Punkte in einem Controlling erfasst und deren Wirkung nachgewiesen werden können, ist der emotionale und motivatorische Nutzen nicht von der Hand zu weisen.

Tipp: Ist durch die Feier während der Arbeitszeit ein großer Produktionsausfall zu erwarten, der gleichzeitig zu entsprechend schwerwiegenden wirtschaftlichen Einbußen führt, kann die Firmenfeier natürlich auch in der Freizeit auf freiwilliger Basis erfolgen, oder aber auch in Gruppen gefeiert werden.

Anlässe zur Firmenfeier

Für ein Firmenfest gibt es viele Gründe. Wir haben ihnen ein paar Ideen zusammengetragen, die Ihnen als Inspiration dienen können:

Firmenjubiläen

Einer der klassischen Gründe für ein Betriebsfest ist ganz klar das Firmenjubiläum. Das Unternehmen hält sich bereits seit mehreren Jahren am Markt? Wenn das mal kein Grund zu feiern ist. Meist feiern Firmen ähnlich wie Hochzeitsjubiläen:

• 5 Jahre (in der Ehe: Hölzerne Hochzeit)
• 10 Jahre Firmenjubiläum (in der Ehe: Rosenhochzeit)
• 20 Jahre (in der Ehe: Porzellanhochzeit)
• 25 Jahre (in der Ehe: Silberhochzeit)
• 30 Jahre (in der Ehe: Perlenhochzeit)
• 40 Jahre (in der Ehe: Rubinhochzeit)
• 50 Jahre (in der Ehe: Goldene Hochzeit)
• 60 Jahre (in der Ehe: Diamantene Hochzeit)

In welchem Turnus sie Jubiläen feiern, bleibt natürlich jedem Unternehmen selbst überlassen.

Tipp: Wie klingt „das Goldenes Firmenjubiläum“ für Sie? Sie können Ihren Firmenjubiläen echten Glanz und Wertigkeit verleihen, indem Sie die Mottos der Hochzeitsjubiläen adaptieren.

Mitarbeiterjubiläen

Mitarbeiterjubiläen sind zwar nicht notwendigerweise ein Grund für eine große Firmenfeier mit allen. Dennoch kann dies auch Wertschätzung demonstrieren und der Mitarbeiterfluktuation entgegenwirken. Je nach Unternehmensgröße können solch Jubiläen auch in kleineren Teamfeiern stattfinden. Gerade in der heutigen Zeit, die vom Motto Hire & Fire geprägt ist, ist es eine Rarität und ein echter Grund Mitarbeiter zu feiern, die dem Unternehmen länger als 10 Jahre treu geblieben sind. Lassen Sie sie hochleben und danken Sie ihnen auf diese weise für ihr Engagement und ihr Durchhaltevermögen.

Erfolge

Gibt es einen besseren Grund als Erfolge zu feiern? Sie haben Ihre Firmenziele erreicht, konnten trotz schwieriger Marktlage an die Ergebnisse der Vorjahre anknüpfen oder haben sogar einen großen Kunden gewinnen können? Lassen Sie gemeinsam die Korken knallen und beteiligen Sie Ihr Team bzw. die gesamte Belegschaft an dem Durchbruch, den Sie erzielen konnten. Gemeinsame Erfolge feiern macht Lust auf noch mehr gemeinsame Erfolge.

Weihnachtsfeier

Die wohl traditionellste aller Betriebsfeiern ist die Weihnachtsfeier. Dabei kann sie eine gemütliche Zusammenkunft sein, aber auch eine ausgelassene Party. Dem Programm sind hier kaum Grenzen gesetzt. Außerdem bietet Sie die Möglichkeit eines gemeinsamen Jahresrückblicks.

Tipp: Vergessen Sie nicht, dass es in ihrem Unternehmen höchstwahrscheinlich diverse Religionen gibt, die nicht alle Weihnachten feiern. Demonstrieren Sie Vielfalt und Liberalität und gehen Sie auf alle Glaubensrichtungen ein. Schenken Sie allen Mitarbeitern Aufmerksamkeit, z.B. in Form von Grußkarten zu deren wichtigen religiösen Feiertagen.

Standorteröffnung / Renovierung der Betriebsstätte

Sie haben einen neuen Standort erschlossen oder Ihre Betriebsstätte renoviert? Dann weihen Sie die neuen Räumlichkeiten doch gemeinsam mit allen Mitarbeitern, Partner und Lieferanten ein.

Tipp: Wenn es das Betriebsgelände hergibt und die Feierlichkeit nicht zu groß ist, können Sie auch eine Schnitzeljagd durch den neuen Standort mit anschließender Siegerehrung und Feier veranstalten.

Übernahmen/ Kooperationen/ Partnerschaften

Egal ob durch Zukauf oder das Eingehen einer neuen Kooperation bzw. Partnerschaft – sobald sich größere Veränderungen für alle Mitarbeiter ergeben, sollte diese Neuerung gefeiert werden. Die gemeinsame Feier soll einen positiven Neuanfang symbolisieren und bringt gleich die neuen Kollegen zusammen, die künftig miteinander arbeiten werden.

Neujahrsfeier

Die meisten Unternehmen schließen das alte Jahr mit einer Weihnachtsfeier ab. Aber haben Sie mal darüber nachgedacht nicht den Abschluss des vorangegangenen Jahres, sondern das Neue zu zelebrieren? Diese Betriebsfeier hat den Vorteil, dass zum einen der Blues, der sich zwischen den Jahren gerne mal einschleicht, vertrieben wird. Zum anderen sind viele Dienstleister und Locations vor Weihnachten bereits Monate im Voraus ausgebucht und verlangen oft deutliche Preisaufschläge. Da Sie einer der wenigen mit einer Neujahrsfeier wären, hätten Sie eine größere Auswahl und mehr Leistung für das gleiche Geld!

Fazit

Auch Sommer-, Frühling- oder Familienfeste etc. werden gerne von Unternehmen als Anlässe für Firmenfeiern herangezogen. Daher gilt: Gründe zum Feiern in der Firma können schnell gefunden werden. Allerdings muss die Unternehmensführung offen für dieses Thema sein und die Mehrwerte verstehen. Dann steht auch den Festen nichts im Wege!

Rahmenbedingungen für Firmenfeier

Bevor es an die eigentliche Planung der Firmenfeier geht, sollten Rahmenbedingungen zwischen Planungsteam und Geschäftsleitung festgelegt werden. Wir haben Ihnen die Bedingungen zusammengefasst, um die Sie sich Gedanken machen und die Sie vorab klären sollten:

Arbeitszeit oder Freizeit

Je nach Anlass, Größe der Firma und generellen Arbeitszeiten, sollte zu Beginn der Planung genau festgelegt werden, ob die Firmenfeier während der Arbeitszeit stattfinden darf bzw. kann.
Tipp: Sollten Sie im direkten Kundenkontakt arbeiten und die Veranstaltung soll während der Kernarbeitszeit stattfinden, informieren Sie Ihre Kunden rechtzeitig vorab! So können diese sich darauf einstellen und sind dementsprechend nicht verärgert. Vergessen Sie hierbei Ihre Abwesenheitsnotiz nicht.

Der Gesamte Betrieb oder in Gruppen

Je nachdem, ob es der Betrieb, z.B. auch in der Produktion zulässt, kann die Firmenfeier mit allen Mitarbeitern gleichzeitig erfolgen. Wenn das nicht möglich ist, da Sie z.B. Maschinen 24/7 laufen lassen müssen, empfiehlt es sich in je gleichgroßen Gruppen oder aber in den jeweiligen Teams zu feiern.

Anwesenheitspflicht

Die Teilnahme an Firmenfeiern sollte generell keine Verpflichtung sein. Sie darf auch keine sein, wenn sie in der Freizeit der Angestellten stattfinden soll. Bei einer Veranstaltung während der Arbeitszeit, empfiehlt sich, dass Kollegen, die kein Interesse an einer derartigen Feierlichkeit haben, in der Zwischenzeit wie gewohnt weiterarbeiten müssen.

Tipp: Wenn das Programm so geplant ist, dass es alle Mitarbeiter anspricht, führt es meist von allein zu einer freiwilligen Teilnahme.

Budget und steuerliche Vorgaben

Die Entscheidung beim Budget pro Kopf obliegt selbstverständlich der Geschäftsführung. Hierzu ist zu wissen, dass die Kosten der Betriebsfeier pro Beteiligten den Freibetrag von 110,00 € nicht übersteigen sollten, denn sonst wird sie Lohnsteuer fällig und der Vorsteuerabzug entfällt. Hier gilt es auch einen Blick auf die Anzahl der Feiern pro Jahr zu werfen.

Alkoholkonsum

Ob und in welchen Mengen Alkohol bei der Betriebsfeiern erlaubt ist, entscheidet die Geschäftsführung. Daher ist es für die Planung unbedingt nötig, dies vorab zu besprechen und sich als Planungsteam entsprechend abzusichern.

Gäste

Wichtig ist ebenfalls vorab zu planen, wer zu der Feier eingeladen werden soll. Ist es ein Betriebsfest für Mitarbeiter und deren Angehörige, sollen Kunden und Partner mit dabei sein, oder soll die Feierlichkeit intern, also nur mit den Angestellten stattfinden.

Vorsicht: Auch freigestellte Mitarbeiter müssen laut eines Gerichtsurteils des Arbeitsgerichts Köln (AG Köln, Urteil vom 22.06.2017, Az. 8 Ca 5233/16) eingeladen werden, solange kein sachlicher Grund vorliegt.

Sonstiges

Gehen Sie sicher, dass Sie bei der eingehenden Besprechung der Rahmenbedingungen alle Punkte erfasst haben, die der Geschäftsführung wichtig sind. Fragen Sie aktiv nach sonstigen Wünschen und Anregungen.

Fazit

Die oben genannten Punkte vorab grob abzustecken, hilft dabei, gleiche Erwartungen an die Feierlichkeit zu haben und bösen Überraschungen vorzubeugen. Daher kann, sobald all diese Bedingungen geklärt sind, die Planung beginnen.

Die Planung der Betriebsfeier

Kommen wir nun zum wichtigsten Teil Ihrer Arbeit als Verantwortliche/r für die Firmenfeier! Denn ob diese positiv in Erinnerung bleibt, hängt natürlich maßgeblich von der Planung ab. Wie geht man also bei der Organisation einer Firmenfeier vor?

Wir geben Ihnen hier einen groben Überblick, was bei der Planung der Firmenfeier zu beachten ist. In den jeweiligen weiteren Artikeln besprechen wir die Einzelheiten zu den Topics:

1. Die Gästeliste

   Von der Gästeliste, genauer noch der Anzahl der Gäste, hängt die restliche Planung ab.
   Daher sollten Sie sich zunächst überlegen, wer alles auf Ihr Event eingeladen werden soll.
   Wir empfehlen Ihnen auch Praktikanten, Hilfsarbeiter und Minijober nicht zu vergessen, denn auch sie gehören zum Unternehmen und sollten entsprechend gewürdigt werden.

2. Das Motto

   Mit dem Motto ist nicht gemeint, dass Sie der Feierlichkeit eine karnevalsähnliche Anmutung verleihen. Dennoch ist es wichtig zu wissen, wie das Event aussehen soll. Wollen Sie für Ihre Firmenfeier eher ein gediegenes Ambiente, oder eher eine Party organisieren?

3. Die Location

   Haben Sie die Möglichkeit auf Ihrem Firmengelände zu feiern? Dann ist die Frage nach einer passenden Location für Sie hinfällig. Allerdings hat nicht jeder den Luxus einen Festsaal im Firmengebäude herzurichten. Daher sollte die Wahl der Location gut überlegt sein. Wir empfehlen Ihnen die Location vorab zu besichtigen und zu prüfen, ob die Anzahl der Gäste und das Motto in dem gewählten Ort umsetzbar ist.

4. Save-the-date- Infos & Einladungskarten

   Sie haben die Gästeliste, das Motto und die Location. Versenden Sie zunächst sogenannte „Save-the-Date“-Infos per Mail. Später, ca. 4 Wochen vor dem Event, sollten dann die Einladungskarten verteilt werden.

5. Das Essen

   Auch kulinarisch sollte die Firmenfeier in Erinnerung bleiben. Planen Sie also rechtzeitig das Catering. Hier stellt sich die Frage, auch abhängig von der Location, Anzahl der Gäste und dem Motto, ob Sie stationäres oder flying Buffet oder À-la-carte mit Service am Tisch wollen.

6. Das Programm

   Neben dem klassischen Programm, wie Reden und einem Jahresrückblick, gibt es zahlreiche andere Programmpunkte, wie eine Ehrung, Spiele oder ein Unternehmensquiz.

7. Die Musik

   Was auf keiner Firmenfeier fehlen darf ist: Musik! Stimmen Sie die Musik auf ihr Motto ab und finden Sie eine geeignete Band, einen DJ oder eine/n Sänger/ Sängerin für Ihre Firmenfeier!
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