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Zusammenfassung: Die Münchner Dokumentarfilm-Produktionsfirma Bilderfest koordiniert für ihre Langformat-Dokumentationen regelmäßig große Freelancer-Netzwerke. Um den hohen Kommunikationsaufwand bei Verfügbarkeitsabfragen – besonders in Produktionsspitzen – zu reduzieren, suchte das Team nach einer Lösung zur Automatisierung dieses Teilschritts.Durch die Integration von connactz als Ergänzung zur bestehenden Planungssoftware konnte der Prozess der Verfügbarkeitsprüfung digitalisiert werden. Das Ergebnis: Eine Reduzierung des Zeitaufwands von mehreren Stunden auf ca. 30 Minuten pro Dreh, eine zentrale Echtzeit-Übersicht aller Rückmeldungen und flexible Anfragemodi. Die Produzenten profitieren von einer effizienteren Abwicklung, während die bewährte persönliche Kommunikation mit dem Netzwerk erhalten bleibt.
connactz: Könnt ihr uns etwas über Bilderfest erzählen und welche Rolle ihr im Unternehmen habt?
Die Bilderfest GmbH entwickelt, dreht und produziert hochwertige Dokumentationen und Wissensformate für TV, Streaming und Web sowie innovative Social-Media-Formate und Image- und Industriefilme für B2B-Kunden. Auch die spezifische Weiterentwicklung unserer Inhalte für Social-Media-Kanäle gehört zu unseren Kompetenzen. Zu unseren Kunden zählen deutsche und internationale TV-Sender und Streaming-Anbieter ebenso wie namhafte Unternehmen.
Ich bin Produktionsleiterin bei Bilderfest und koordiniere die verschiedenen Projekte – von der Planung über die Drehphase bis zur Postproduktion. Im ganzen Jahr sind es durchschnittlich 600 Drehtage und 1.800 Schnittschichten, die wir bei Bilderfest in interner und externer Besetzung planen.
Louisa (Produktionsassistentin, Bilderfest):
Ich bin Produktionsassistentin bei Bilderfest und kümmere mich unter anderem um den reibungslosen Ablauf unserer Drehtage. Hierbei ist es wichtig für jedes Projekt die unterschiedlichen Ansprüche zu kennen und zu berücksichtigen. Dabei besteht ein großer Teil meiner Arbeit darin, die richtigen Leute zur richtigen Zeit für die richtigen Projekte zu finden.
connactz: Gibt es eine besonders stressige oder chaotische Situation aus deinem Alltag als Produktionsassistenz, die zeigt, wie herausfordernd die Koordination von vielen Projekten und Freelancern sein kann?
Louisa: Es gibt Stoßzeiten wie die Pfingstferien oder das Oktoberfest, in denen es extrem schwierig ist, Personal zu finden. Wenn alle gleichzeitig produzieren oder in den Ferien sind, wird es trotz des großen Pools in München eng. Manchmal müssen wir bis zu 50 Leute kontaktieren, was enorm viel Zeit und Geld kostet.
connactz: Wie habt ihr eure Produktionen und Freelancer vor connactz organisiert?
Isabell: Wir nutzen bei Bilderfest bereits eine Planungssoftware für unsere Drehs und verwalten dort neben unserer Technik auch Kontaktdaten. Das funktioniert für die reine Planung gut, aber das Tool bietet keine Möglichkeit, Verfügbarkeiten automatisiert abzufragen. Wenn wir ein Kamerateam brauchten, musste ich also trotzdem die Liste manuell durcharbeiten. Das hat zwar funktioniert, war aber sehr zeitintensiv.
Louisa (Produktionsassistentin, Bilderfest): Die Kommunikation lief über verschiedene Kanäle wie Mails, WhatsApp oder Anrufe, je nach Erreichbarkeit der Personen. Man musste sich manuell notieren, wen man schon gefragt hat und wer noch nicht geantwortet hat. Das hat zwar zum Ziel geführt, war aber oft mühsam.
Isabell: Genau. Wir haben längere Sperrzeiten wie Urlaube oder andere Projekte natürlich auch vorher erfasst. Bei connactz können wir solche Blocker jetzt allerdings direkt im zentralen Kalender für jedes Teammitglied anlegen, was den Überblick deutlich erleichtert. Vor allem das Nachfassen bei ausstehenden Rückmeldungen hat viel Zeit in Anspruch genommen, und da haben wir definitiv Optimierungspotenzial gesehen.
connactz: Was waren die größten Herausforderungen bei diesem Prozess?
Isabell: Zeit. Ganze Vormittage gingen dafür drauf. Und das Frustrierende war: Manchmal hatte man nach drei Stunden Telefonieren immer noch kein vollständiges Team zusammen, weil Leute nicht erreichbar waren oder erst später zurückrufen konnten. Das ist nachvollziehbar, denn am Set ist in der Regel niemand erreichbar. Aber für uns in der Produktion ist es natürlich trotzdem wichtig, ein zeitnahes Feedback zu haben, damit wir verlässlich planen können. Vor allem bei kurzfristigen Drehs.
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connactz: Was hat euch am Konzept von connactz zugesagt?
Isabell: Die Idee, Verfügbarkeitsabfragen zu automatisieren und ein zentrales Kalendersystem zu haben, klang genau nach dem, was wir brauchten. Was mich besonders fasziniert: Wenn unsere Freelancer einen connactz-Account haben und ihre Verfügbarkeiten dort hinterlegen, sehen wir sofort, wer zu welchen Terminen verfügbar ist. Das ist natürlich ein riesiger Vorteil, man kann viel gezielter anfragen.
Aber nicht alle möchten das machen, und das ist völlig in Ordnung. Das Beste an connactz ist die Flexibilität: Das System funktioniert super, auch wenn die Freelancer keinen Account haben. Sie bekommen einfach eine Anfrage per E-Mail und können direkt zusagen oder absagen. Und wenn sie dann doch einen Account anlegen und ihre Kalender verknüpfen, wird der ganze Prozess noch schneller und effizienter. Aber der Einstieg ist niedrigschwellig, das war uns wichtig. Sie bekommen eine Anfrage per E-Mail und können direkt zusagen oder absagen. Dabei haben wir die Wahl: entweder nacheinander nach unserer Prioritätenliste anfragen oder bei dringenden Fällen alle gleichzeitig kontaktieren. Wer später einen Account anlegt und seinen Kalender verknüpft, beschleunigt den Prozess zusätzlich. Aber der Einstieg bleibt niedrigschwellig, das war uns wichtig.
connactz: Louisa, wie lief dein Test mit connactz?
Louisa: Ich habe mehrere Projekte mit unterschiedlichen Teamgrößen angelegt. Mal größere Crews, mal kleinere Teams, um zu sehen, wie die Plattform mit verschiedenen Szenarien umgeht. Und ich war ehrlich überrascht, wie schnell das ging. Wenn man alle Informationen parat hat, dauert das Anlegen eines Projektes vielleicht zwei Minuten.
connactz: Gibt es Features, die besonders für Euch herausstechen?
Isabell: Die Kalenderoberfläche ist wirklich clean und übersichtlich. Man sieht auf einen Blick, was läuft, wer angefragt ist, wer zugesagt hat. Für mich sind es auch die zwei Anfragemodi. Die prioritätsbasierten Einladungen zu Jobs sind perfekt für unsere großen Dokus, bei denen wir natürlich versuchen möglichst viele Drehtage mit dem gleichen Kamerateam zu realisieren. Vor allem auch bei sehr kurzfristigen Drehs oder beispielsweise auch kurzfristigem Ausfall einzelner Teammitglieder sind die automatisierten Anfragen super. Wenn am Abend vor Dreh jemand ausfällt, ist der „First come, first serve“-Modus natürlich ideal!
Louisa: Und das Notizfeld nutzen wir auch gerne. Manchmal haben wir sehr spezifische Anforderungen – jemand braucht einen bestimmten Drohnenführerschein oder es gibt andere wichtige Informationen wie besonders sensible Themen oder einen Nachtdreh. Solche Details können wir direkt in die Anfrage schreiben.
connactz: Wie verändert connactz euren Produktionsalltag?
Isabell: Es schafft eine Art Selbstbedienungs-Umgebung für Informationen. Die Freelancer können selbst in ihre Anfragen schauen, die Details sehen, zusagen oder absagen – ohne dass ich ständig erreichbar sein muss. Das ist für den Arbeitsalltag sehr hilfreich, auch da durch connactz alle Rückmeldungen an einem Ort abrufbar sind.
Louisa: Und für mich bedeutet es, dass ich meine Zeit anders nutzen kann. Anstatt alle Freelancer einzeln anzufragen, kann ich jetzt einfach die Anfrage einrichten, und der Staffing Agent arbeitet im Hintergrund. Ich kann mich in der Zwischenzeit um andere Dinge kümmern.
connactz: Kannst du konkret sagen, was sich verbessert hat? In Bezug auf Zeit oder Effizienz?
Louisa: Es kann vorkommen, dass wir für einen mittelgroßen Dreh – sagen wir drei bis vier Positionen – locker auch mal einige Stunden brauchen, um alle Anfragen manuell rauszuschicken bzw. die Teammitglieder abzutelefonieren und die ersten Rückmeldungen zu sammeln. Mit connactz ist das in einigen Minuten erledigt.
connactz: Wenn du die größten Vorteile von connactz zusammenfassen müsstest – welche wären das?
Isabell: Erstens: Zeitersparnis. Ich verbringe nicht mehr ganze Vormittage am Telefon. Zweitens: Zentrale Übersicht. Alles ist an einem Ort, ich muss nicht mehr zwischen Excel, E-Mail und WhatsApp hin- und herspringen. Und drittens: Flexibilität. Die Möglichkeit, zwischen prioritätsbasierten Anfragen und „First come, first serve“ zu wählen, passt perfekt zu unseren unterschiedlichen Produktionssituationen.
Louisa: Für mich ist es auch die Reduzierung von Stress. Ich muss nicht mehr ständig daran denken, wen ich noch kontaktieren muss oder wer noch nicht geantwortet hat. Das System kümmert sich darum.
connactz: Schafft die Zeitersparnis durch connactz neue kreative Freiräume? Wofür nutzt ihr die gewonnene Zeit?
Isabell oder Louisa: Da wir immer an verschiedenen Projekten gleichzeitig arbeiten, gibt es natürlich immer etwas zu tun. Außerdem gibt es natürlich auch immer übergeordnete Themen, für die man oft keine Zeit hat. Beispielsweise die strategische Ausrichtung der Projekte oder die Optimierung der Prozesse. Die gewonnene Zeit nutzen wir auch für die Nachbereitung der Drehs, das Feedback der Teams einzuholen ist immer wichtig und wertvoll.
connactz: Gibt es etwas, das ihr gerne noch in connactz sehen würdet?
Louisa: Ich fände es toll, wenn man rollenspezifische Notizen hinzufügen könnte. Also zum Beispiel: „Drohnenführerschein erforderlich“ nur für die Kameraleute, aber nicht für die Maskenbildnerin. Im Moment gelten die Notizen für alle Positionen.
Isabell: Und ich könnte mir vorstellen, dass wir connactz irgendwann auch für Raumbelegung und Buchungen nutzen würden. Wir haben einige Schnitträume und Studios, die zuverlässig geplant werden müssen. Das wäre der nächste logische Schritt.
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