Drehplanung im Film: Drehplan effizient in der Praxis erstellen

Sorgfältige Drehplanung ist das Fundament jeder Filmproduktion. Doch oft scheitert die Praxis an veralteten Methoden: Excel-Tabellen, die nicht synchron sind, und E-Mail-Ketten, die niemand mehr durchblickt.

Die Lösung? Ein Übergang zur digitalen, kollaborativen Planung. In diesem Artikel zeigen wir, wie du deine Drehplanung von statischen Listen zu einem dynamischen System transformierst – mit Tools wie connactz, die Kalender, Teamverfügbarkeiten und Kommunikation zentral bündeln.

Warum Excel für die Drehplanung nicht mehr reicht

Viele Produktionsleitungen planen immer noch mit Excel – aus Gewohnheit. Doch gerade bei komplexen Projekten werden Tabellen zum Risiko.

Kein Überblick, kein Fortschritt – das Excel-Dilemma

Mit Excel fehlt der zentrale Zugriff auf Live-Daten. Ändert sich eine Verfügbarkeit, muss der Produktionsleiter dies manuell nachtragen und alle per E-Mail informieren. Eine kleine Verschiebung kann so schnell den gesamten Ablauf gefährden, weil Informationen „steckenbleiben“.

Risiken bei Änderungen: Keine Flexibilität

Produktionsrealität ist dynamisch. Wetter schlägt um, Schauspieler fallen aus. In Excel bedeutet das: Zellen verschieben, Formeln prüfen, PDF exportieren, neu versenden. Ein digitaler Workflow ermöglicht es dagegen, den Kalender per Drag-and-Drop anzupassen – und alle Beteiligten sehen sofort die neue Version.

Der Weg zur digitalen Drehplanung – ein klarer Fahrplan

Der Umstieg auf digitale Tools wirkt anfangs komplex, ist aber mit einem passenden System wie connactz problemlos machbar. Wichtig ist die Unterscheidung:

1. Szenische Planung (Stripboard): Welche Szene wird wann gedreht? (Tools: Fuzzlecheck, Movie Magic).
2. Organisatorische Planung (Scheduling): Wer ist wann verfügbar? Wann sind die Drehtage? (Tool: connactz).

Zentrale Tools: Kalender, Team, Verfügbarkeit

Mit connactz lassen sich Verfügbarkeiten einzelner Crewmitglieder in Echtzeit anzeigen und koordinieren. Der Staffing Agent prüft automatisch, wer an den geplanten Drehtagen Zeit hat.

Alles an einem Ort: Kommunikation statt E-Mail-Chaos

connactz ermöglicht eine zentrale Koordination von Informationen in eventspezifischen Chats. So weiß jeder: Der aktuelle Stand ist immer im Tool, nicht im Posteingang.

Beispielhafte Umsetzung mit connactz

Ein typischer Workflow für die organisatorische Drehplanung sieht so aus:

1. Events anlegen: Die Events werden im Kalender angelegt. Jeder Herstellungsschritt von Preproduktion über Dreh kann abgebildert werden.
2. Crew anfragen: Über den Staffing Agent werden Verfügbarkeiten für diese Zeiträume geprüft.
3. Team buchen: Der Staffing Agent zeigt automatisch in den Event Infos an, wer von der angefragten Crew zugesagt oder abgesagt hat. Je nach eingestelltem Modus, fragt er automatisch das nächste Teammitglied in der angegeben Priorität an
4. Blocker setzen: Das System blockiert die gebuchten Tage bei den Freelancern, um Doppelbuchungen zu verhindern.
5. Änderungen managen: Verschiebt sich ein Drehtag, werden alle betroffenen Personen automatisch benachrichtigt.

Veränderung im Team: So gelingt der digitale Wandel

Ohne Teamakzeptanz ist jede digitale Lösung wertlos.

Widerstände überwinden

• „Wir haben keine Zeit für Einarbeitung“ -> Starte mit einem kleinen Pilotprojekt.
• „Excel funktioniert doch“ -> Zeige die Zeitersparnis bei der ersten großen Planänderung.
• „Zu teuer“ -> Rechne die Arbeitsstunden gegen, die für manuelle Telefonate und E-Mails draufgehen.

Zeit- und Kostenvergleich: Excel vs. Digitale Drehplanung

Warum lohnt sich der Umstieg wirklich? Dieser Vergleich zeigt die Effizienzgewinne.

Fazit

Drehplanung digital bedeutet mehr als ein bunter Kalender. Es ist die Grundlage für klare Kommunikation, realistische Tagesabläufe und weniger Fehler unter Zeitdruck.

Während spezialisierte Tools die szenische Abfolge (Stripboard) regeln, ist connactz das Betriebssystem für die organisatorische Ebene: Wer ist wann wo? Wer noch mit Excel plant, riskiert unnötige Fehler und verbrennt wertvolle Zeit mit Administration statt Kreation.